Jak skanować dokumenty

System pracuje na mechanizmie OCR, umożliwiającym rozpoznawanie i przetwarzanie tekstu. Skanowanie dokumentów lub robienie im zdjęć ma duży wpływ na odpowiednią jakość odczytu danych, a następnie właściwe zaksięgowanie.

1. kolor – dokumenty należy skanować w kolorze, dopuszczalna jest też skala szarości, 

2. rozdzielczość – jest to pewna ustalona wartość optyczna, która optymalizuje ciężar pliku względem jakości odczytu pixela. Sugerujemy, aby była nie mniejsza niż 250 dpi. Przy większej rozdzielczości jakość tekstu i grafiki jest wystarczająca, zaś ilość Mb wzrasta niepotrzebnie.

3. kontrast – zalecamy nadać taki kontrast obrazu, aby wszelkie elementy były czytelne.

4. rodzaj pliku – zalecamy, aby pliki były skanowane i zapisywane w formacie PDF.

5. Można zeskanować wiele dokumentów i przesłać w jednym pliku PDF. Nie ma potrzeby skanowania każdej faktury osobno. Skanowanie pojedyncze powoduje wydłużenie czasu pracy z aplikacją.

6. ułożenie dokumentu – należy pamiętać, aby wszystkie dokumenty skanować z tą samą orientacją tekstu.

7. można też wykonać zdjęcie własnym smartfonem. W tym celu najlepiej jest wykonać zdjęcie na parapecie okna lub na biurku przy oknie. Ważne, aby światło było miękko rozproszone. Dopasować odpowiednią jasność i zapisać plik ze zdjęciem na dysku telefonu. Następnie połączyć z systemem i poprzez aplikację wysłać zdjęcie.

Aby dobrać względnie optymalne parametry dla swojego skanera lub dla aparatu fotograficznego w telefonie, dobrze jest sprawdzić wzrokowo na ekranie jak wygląda skanowany dokument na poszczególnych ustawieniach.